השלכות מס של החזר הוצאות באמצעות שכר

שירות מס ההכנסה מאפשר למעסיקים לפצות עובדים על הוצאות עסקיות שהצטברו על העבודה. במסגרת תוכנית אחראית, החזר הוצאות אלה פטורות ממס לעובד. אם מדובר בתוכנית שאינה נושאת באחריות, התשלומים נחשבים לשכר. אם החזרים הם שהונפקו באמצעות שכר, זה אומר שהם חלק מתוכנית nonaccountable ואת העובד ישלם מסים על החזרים.

הוצאות עסקיות לעובדים

כמו נציגי החברה, עובדים נוטים ליטול הוצאות עסקיות תוך כדי עבודה. נהיגה לפגוש לקוח, להרים כמה ציוד משרדי או לקחת לקוח לארוחת צהריים הם כל הוצאות עסקיות אשר עשוי להיות החזר על ידי המעסיק. כדי לתעד ולהצדיק את ההוצאות, העובדים צריכים לשמור עותקים של קבלות בעת ביצוע רכישות עסקיות. מס הכנסה מאפשר מעסיקים לפצות עובדים על ידי קילומטר עבור הנסיעה ברכב, כך העובדים יכולים לשמור על יומן מפורט של נסיעות עסקים במקום לחסוך גז קבלות.

תוכניות אחריות וחשבונות

כאשר מעסיקים מעניקים לעובדים הוצאות עבודה, הם עושים זאת במסגרת תוכנית אחראית או תוכנית שאינה אחראית. תוכנית אחראית היא אחת שבה העובד מספק תיעוד בזמן של הוצאות ומחזירה את כל החזרים עודפים. המעסיק מאמת את ההוצאות היה קשר עסקי ושומר עותק של התיעוד. תחת תוכנית דין וחשבון, החזר הוצאות אינו הכנסה. במקום זאת, זה החזר מס חינם של הוצאות לעובד.

הנפקת המחאות במסגרת תכנית חשבונאית

אם יש לך תוכנית דין וחשבון, החזר הוצאות לא צריך להיות מעובד באמצעות שכר. במקום זאת, לשאול את העובדים מדי פעם לאסוף תיעוד של הוצאות ולאחר מכן להוציא החזר הוצאות ההמחאה. תשלומים אלה יש לרשום כהוצאות החברה. לדוגמה, אם אתה חותך עובד בדיקת החזר קילומטראז עבור $ 50, כי 50 $ צריך להיות נרשם כמו הוצאות קילומטראז. החברה שלך תוכל למחוק את ההוצאות על החזרת המס העסקי שלה, כך לשמור עותקים של טפסים וקבלות קילומטר כדי לבסס את ההוצאות.

עיבוד שכר עבור תוכניות שאינן חשבונות

אם המעסיק אינו פועל על פי הכללים של תוכנית אחראית, הוא פועל במסגרת תכנית שאינה ניתנת לתיאור. לפעמים מעסיק מיישם בכוונה תוכנית nonaccountable כדי למזער את רשומות. לדוגמה, חברה יכולה לבחור לתת לעובדים 500 $ כל אחד כדי לכסות מזון הוצאות קילומטראז עבור הכשרה עסקית שנתית ולא דורשים קבלות. במקרה זה, החזר הוצאות נחשב למעשה שכר העובדים ישלם מסים עליהם.

מאז אלה נחשבים השכר, החזר הוצאות תחת תוכנית nonaccountable צריך להיות מעובד באמצעות שכר. בדרך זו, המעסיק יכול לעכב פדרלי, המדינה מסים שכר. בסוף השנה ידווחו על ההוצאות החייבות כמשכורת בטופס W-2 של העובד.