כיצד לארגן מסמכים קובץ

ארגון המסמכים שלך לא רק לשמור את הקבצים החשובים שלך בהישג יד, אלא גם להגן עליהם אם מאוחסנים כראוי. אף אחד לא אוהב את ההרגשה של טירוף דרך מסמכים, לזרוק נייר סביב כי yoy לא יכול למצוא את זה הצהרה בנק חשוב. לאחר שתארגן ותגיש את המסמכים שלך, למצוא את הקבצים החשובים שלך הוא מהיר וקל.

ארגן את המסמכים שלך.

שלב

לחשב את מספר תיקיות קבצים, קלסרים מחיצות הכרטיסייה כי אתה צריך. זה תלוי כמה קטגוריות תיוק שונות יש לך. עדיף לקנות אספקה ​​אלה לאחר שיצרת קטגוריות תיוק שלך, כך שאתה יודע בדיוק כמה תיקיות אתה צריך.

שלב

לייעד שטח הרצפה או שולחן גדול כדי להפוך את ערימות של כל המסמכים שלך. ארגון המסמכים שלך הוא תהליך, ולכן, אתה רוצה לייעד אזור שבו אתה יכול לעשות את ערימות המסמכים מיון שלך ולהשאיר אותם מיון שם אם לא לסיים מיד. בהתאם לכמות המסמכים שיש לך, זה יכול לקחת לך סוף שבוע שלם, או יותר טוב, לבלות לפחות 10 עד 30 דקות ביום כדי לארגן את הקובץ המסמכים.

שלב

ארגן את המסמכים שלך לערמות המופרדות לקטגוריות שם. לדוגמה, חשבונות מים בערימה אחת הבנק הצהרות אחר (ערימות נפרד עבור כל בנק).

שלב

ערכו רשימה של קטגוריות שונות בשם (חברות או שמות מסמכים) שיש לך ברגע שיש לך את כל המסמכים שלך לתוך ערימות נפרדות. לדוגמה: בנק אוף אמריקה, מים ביל, הלוואה לרכב, מדינת ביטוח החווה, AAA, הלוואות סטודנטים, וכו 'אלפבית רשימה שלך. אם כל המסמכים מאוחסנים בארון תיוק בסדר אלפביתי, זה יקל עליך למצוא את המסמכים שלך.

שלב

כתוב כל אחד משמות הקטגוריות שלך בכרטיסייה של תיקיית הקבצים או על נייר נפרד עם כרטיסיות כי אתה נפרד ולאחר מכן להכניס את הכרטיסייה התיקייה קובץ תלוי.

שלב

שים את כל תיקיות הקבצים שלך בארון תיוק בסדר אלפביתי. התחל להגיש את ערימות המסמכים שלך. כאשר אתה קובץ מסמכים לתוך התיקיות הנכון שלהם, לארגן את המסמכים בסדר כרונולוגי עם החדש על הדף. בדוק עם המדינה ואת החוקים הפדרליים כשזה מגיע לברר כמה זמן אתה צריך לשמור מסמכים חשובים מסוימים. כמה מסמכים, כגון תרומות IRA, צריך להישמר לצמיתות.

שלב

שמור גיבוי של מסמכים חשובים - או אם אתה רק רוצה לקבל את המסמכים של השנה בהישג יד (למשל, למטרות מס) - על ידי יצירת קלסרים כדי להגיש עותקים של המסמכים שלך פנימה בהתאם לכמות המסמכים אתה יש, להפריד את המסמכים לקטגוריות, כגון מסמכי הבנק, החשבונות וההשקעות. אל תשכח לתייג את מחיצות הכרטיסייה שלך, כך שהכל בקלסר שלך נגיש בקלות. שים רשימה של הקטגוריות עם הכרטיסייה בחלק הקדמי של הקלסר שלך. ניתן גם לסרוק את כל המסמכים החשובים שלך ולשמור עותקים אלקטרוניים כמו לגבות.