תוכן עניינים:
במהלך יחסי עובד עם מעביד, יתכן ויידרש סיווג מחדש של מעמד המס. לעתים קרובות, עסק ישכור עובדים על בסיס חוזה. אם היחסים נעשים קבועים ומתמשכים, ייתכן שיהיה צורך להמיר את העובד מקבלן עצמאי לעובד שכיר. אי-סיווג של העובד כעובד ושכר מסים נדרשים, עלול להטיל על החברה עונשים. כאשר מתרחשת המרה, גם למעסיק וגם לעובד יש אחריות מסוימת.
שלב
סקור את ההנחיות לגבי מס ההכנסה הפנימית לגבי כאשר עובד צריך להיות מטופל כעובד ולא כקבלן עצמאי (ראה משאבים 1). זהה את כל הקבלנים שעבדו בשבילך כי יקבלו 1099 בסוף שנת המס ויש צורך להמיר ל W-2 תחת אותם הנחיות.
שלב
ליידע את הקבלן בכתב על הצורך המיידי להמיר אותו לעובד ואיזה מידע זיהוי עליך לבצע שינוי זה. מסמך התאריך והשעה רשומות אלה הופקו בקובץ העובד. השתמש בקבלה בדואר אלקטרוני עם דואר מספיק אם תשלח את ההודעה באמצעות דואר. שמור על קבלת החותמת על ידי שירות הדואר של ארה"ב ברשומות שלך כ"הוכחה לדואר "המשפטי שלך.
שלב
הגדרת קובץ העובד החדש במסד הנתונים של העובד שלך מערכת הרשומה. סיווג את הקבלן המומר כמשכורת, פטור משכורת או שעה ללא פטור, על בסיס העבודה הכרוכה ורמת האחריות של העובד. השתמש במחשב ובגישה לאינטרנט כדי לסקור את החוג האמריקאי של הנחיות עבודה על פי חוק עבודה הוגן (ראה משאבים 2).
שלב
הגדרת לוח זמנים לשלם בקנה אחד עם סוג של סיווג עובד רגיל הקבלן יהפוך. להקים גורם תשלום עבור שעות נוספות לאחר 40 שעות של עבודה בשבוע אם העובד החדש הוא להיות עובד שעה.
שלב
לדרוש מהעובד החדש למלא טופס W-4 המספק מידע אישי ופטורים ממס לחישוב בעת קביעת מס במקור. הקלט את העובד החדש לתוך מסד הנתונים של העובד ומערכת הזמן שלך לפי הצורך.
שלב
צור טופס W-2 עבור העובד החדש לפני ה -31 בינואר עבור שנת המס הקודמת, דיווח על השכר, מסים מנוכים ומידע אחר שנדרש בטופס. שלח ארבעה עותקים לעובד עבור דרישות שונות הגשת מס. שמור עותק אחד לרשומות העסק שלך ושלח עותק אחד לשירות מס ההכנסה ולרשויות המס או העירייה, אם רלוונטי.