האם אני צריך לשלוח W-9 חדש בכל שנה?

חברות מסוימות דורשות ממך להגיש טופס W-9 מעודכן, בקשה מספר זיהוי נישום מסמכי והסמכה, בכל שנה, אך רובם לא. קבלנים עצמאיים עומדים בפני האפשרות להגיש טופס W-9 מדי שנה כדי לשמור על רשומות החוזה הנוכחי, אבל זה לא תמיד הכרחי. זה עלול להיות מבלבל, במיוחד אם הנסיבות בעבודה או בחיים שלך השתנו לאחרונה, כמו שינויים מסוימים מחייבים אותך למלא טופס חדש. רוב השינויים הללו נדירים ומתרחשים רק בתנאים מסוימים.

מספר זיהוי נישום אישי

שירות מס הכנסה או המינהל לביטוח לאומי בעיות כל האזרחים מספר זיהוי משלם המסים הפרט, או ITIN. עבור רוב העובדים והבעלות הבלעדית, ה- ITIN הוא מספר הביטוח הלאומי. אם מצבך משתנה - מתוך הבעלות הבלעדית לשותפות או לתאגיד, למשל - ה- IRS מנפיק מספר זיהוי פדרלי חדש, או FEIN. עליך לדווח על שינוי זה בטופס W-9 מעודכן.

מצב אזרחות

שינוי במצב האזרחות שלך הוא נדיר, אבל אם הוא עושה שינוי, עליך להגיש טופס W-9 חדש. אם אתה כרגע אזרח ארה"ב, סטטוס זה משתנה בדרך כלל רק אם אתה עוזב את הארץ לצמיתות, הסר את אזרחותך או התנזר מרצונך מרצונך. אם מצבך השתנה, שלח טופס W-9 חדש באופן מיידי, כפי שהמעסיק שלך יצטרך לשנות את הרשומות שלו. תהליך המיסוי של אזרחי ארה"ב שאינם עובדים בארצות הברית שונה לעתים קרובות מתהליך של אזרח.

מצב גיבוי ניכוי

השינוי הנפוץ ביותר במעמד משלם המסים הוא האם האדם כפוף לניכוי מס במקור. אתה נתון לסוג זה של ניכוי במקור, אם השמנת או שיקרת בנוגע למידע, כגון ה- ITIN שלך, בטופס הקודם של טופס W-9, אם לא אישרת שאתה פטור מניכוי או אם דיווחת על העניין או על דיבידנדים שלך, והאם לא לא אומר המעסיק שלך לעכב כספים.

מס הכנסה יודיע לך אם אתה כפוף ניכוי מס גיבוי נותן את הסיבה לכך. הסוכנות גם מתריע כאשר אתה כבר לא כפוף ניכוי. אם אתה כפוף לניכוי גיבוי, עליך לשנות את W-9 כדי לשקף זאת; אתה חייב גם לשנות את זה אם אתה הופך פטור.

אחריות

זה לא אחריות של המעסיק שלך לשאול אותך אם משהו השתנה על טופס W-9 שלך. אם מספר משלם המסים שלך, מספר תעודת זהות, סטטוס אזרחות או פטור ממס במקור השתנה בשנה האחרונה, עליך לפנות למעסיק שלך ולבקש טופס חדש. אם אתה סבור שיש לך נסיבות חריגות שישפיעו על W-9 שלך וייתכן שיחייבו אותך לעדכן אותו, פנה תחילה אל המעסיק שלך ושאל אותו. מחלקת משאבי אנוש במקום העבודה שלך צריכה להיות מסוגלת לענות על השאלה שלך; אחרת, פנה למס הכנסה.