פורמט מתאים לסגירת פגישות

מטרת סדר היום של הפגישה היא להבטיח כי המשתתפים יש מושג לאן הוא הולך בראש. זה גם מספק מסגרת זמן, כך שכל המעורבים יודעים מתי הפגישה יהיה לעטוף. יצירת תבנית פגישה מהירה האג'נדה בפורמט הנכון, כך שכל שעליך לעשות הוא לעדכן אותו עבור כל הפעלה.

פורמט רשימה

בעת כתיבת סדר היום של הפגישה, עליך לפרמט אותו ברשימה מספרית ואלפביתית לפי סדר האירועים. הפורמט הסטנדרטי כולל את המילה "אג'נדה" בחלק העליון של הדף. תחת "סדר היום", לכתוב את שם החברה, התאריך והשעה של הפגישה. כל פריט מרכזי על סדר היום הוא המשיך מספר או מספר הרומית כדלקמן: "I. מבוא, II התכתבות". תחת כל קטגוריה ראשית, הוסף תיאורים מפורטים יותר שקודם במכתב בסדר אלפביתי. הנה דוגמה: "א מבוא כללי, ב מבוא של חברים חדשים." המשך ברצף זה לכל הפריטים והתאריכים של סדר היום.

מתווה

המתווה הבסיסי לסדר היום של הפגישה הוא, ראשית, ההקדמה, ואחריו הפרוטוקולים של הפגישה הקודמת (רסיטל ואישור), דוחות, עסקים חדשים, פריטים לדיון (לפי סדר חשיבות) ואת סגירת. זהו קו מנחה בסיסי לסדר היום - כמובן, אתה יכול להוסיף פריטים משלך בסדר שאתה מעדיף.

אומדני זמן

עליך לכלול גם אומדני זמן עבור כל פריט על סדר היום שלך. השתמש בלוקים בזמן דקות או שעות, תוך שימוש באומדנים מציאותיים. חבר הפרלמנט של הפגישה (בדרך כלל מזכיר או מנהל) יכול להשתמש בקווים מנחים אלה כדי לשמור על הפגישה על המסלול. כך, למשל, אתה יכול להוסיף "3 דקות" ליד שורת המבוא ואת "15 דקות" תחת כל פריט לדיון.

אחריות

בנוסף לאומדני זמן הפגישה, כולל גם את שמו של האדם האחראי להובלת כל דיון. אם אתה או המנהל הוא האדם היחיד שמתכנן לנהל את הפגישה, זה מיותר. אבל אם יש לך חברי צוות שונים שהוקצתה לכל משימה על סדר היום, לכלול את השמות. לדוגמה, אם מזכירה היא לתת את הפרוטוקולים, לכלול את שמה ליד פריט זה ברשימה.