כיצד להגיש שירות לקוחות תלונות

כאשר אינך מקבל את השירות שאתה רוצה או מצפה מחברה, ייתכן שיהיה עליך להגיש תלונה לשירות לקוחות. לפעמים זו הדרך היחידה לפתור בעיה. אם דיברת עם נציגי החברה, הקופאים, הכתבים והמפקחים ללא הועיל, הגשת תלונה רשמית עשויה לקבל את הבעיה שלך לתקן בצורה מהירה. כאשר אתה מוכן להגיש תלונה ייתכן שיהיה עליך לאסוף מידע מסוים בצע את השלבים וההליכים הנכונים. לחברות שונות יש הליכים שונים להגשת תלונות.

לפעמים הגשת תלונה היא הדרך היחידה לקבל את הבעיה נפתרה

שלב

התקשר לחברה שאתה מגיש את התלונה ולבקש מהם את הליך הגשת תלונה שירות לקוחות. חברות מסוימות מאפשרות לך להגיש תלונה באינטרנט, וחברות אחרות ירצו שתשים את התלונה בכתב. בצע את ההוראות שלהם על המכתב. אם תלונת שירות הלקוחות שלך צריך להיות כתוב, לקבל את הכתובת הנכונה עבור המחלקה לאן זה צריך ללכת. גלה אם המכתב שלך צריך להיות מופנה לאף אחד במיוחד או רק מחלקה.

שלב

אסוף את כל המידע שלך. ייתכן שתצטרך את שמו של האדם שדיברת איתו, אם הוא או היא היתה הסיבה לתלונתך. קבל את שמותיהם של כל מי שדיברת, כולל מפקחים. רשום את שם המחלקה וכן את מספר הטלפון של המחלקה. אם אתה יודע את התאריכים והשעות שדיברת עם אנשים, הוסף אותם למסמך שלך. לפעמים אתה יכול לבלות כמה ימים לדבר עם אנשים שונים מנסה לקבל שיחת שירות נפתרה. רשום את כל הפרטים האחרים שאתה יכול לחשוב על תלונת שירות הלקוחות שלך.

שלב

כתוב את המכתב שלך. כאשר אתה כותב את המכתב שלך ודא שאתה לא להשאיר את כל המידע. רשמו את הסדר שבו דברים התרחש ואת הסדר כי דיברת עם אנשים מסוימים. אתה גם צריך להסביר בפירוט מה התלונה שלך על. לספק פרטים רבים ככל האפשר. כלול את השלבים שביצעת כדי לפתור את הבעיה. הסבר מדוע החברה צריכה לנקוט את הצעדים הדרושים כדי לתקן את המצב שלך. תן לחברה לדעת שאתה מצפה לשמוע מהם בעתיד הקרוב מאוד.

שלב

שלח את המכתב שלך. כלול עם המכתב שלך כל העתקים של מסמכים אשר יסייעו המקרה שלך. שמור עותק של המכתב שלך עבור רשומות שלך. החברה צריכה לחזור איתך בזמן סביר. אפשר להם 10 עד 15 ימים להגיב. ייתכן שתרצה לשלוח עותק של המכתב שלך לכל מי שדיברת, או, לכל הפחות, את הממונה במחלקה הרלוונטית.

שלב

מעקב עם הסוכנות המתאימה. אם אתה מוצא שאתה לא יכול לפתור את הבעיה שלך, ייתכן שיהיה עליך ליצור קשר עם ועדת הסחר הפדרלית (FTC), Better Business Bureau, סוכנות דיווח אשראי או אפילו משרד היועץ המשפטי לממשלה. הם יהיו נהלים משלהם לרישום תלונות, כמו גם.